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Come organizzare la partecipazione ad una fiera? Niente panico, seguite con noi la guida step by step per una corretta gestione di tempo e compiti… ed evitare di arrivare impreparati!

Organizzare la partecipazione ad una fiera significa prima di tutto fare un programma preciso e dettagliato di tutte le attività necessarie da svolgere in modo da non arrivare a ridosso dell’evento e ritrovarsi nel panico!
Noi vi raccontiamo come abbiamo affrontato la partecipazione di un nostro cliente alla Fiera Hotel di Bolzano. Voi armatevi di quello che vi fa più comodo – carta e penna, tablet, cellulare – e iniziate a prendere nota! Siete pronti?

Organizzare la partecipazione ad una fiera: 3 mesi prima

1. Individuare il tipo di fiera

Visto il tipo di Fiera specializzata per hotellerie e ristorazione è stato relativamente facile capire come sarebbe stata e cosa si sarebbe poi visto nei vari stand. Navigando poi nel sito e nei vari social della Fiera abbiamo visto quali brand avrebbero partecipato. La prima cosa che abbiamo notato è che la lingua tedesca aveva la meglio sulla lingua italiana, trattandosi di Bolzano, pertanto il nostro primo pensiero è stato appunto quello di non sottovalutare questo aspetto molto importante. E nel nostro block notes abbiamo disegnato una bella bandiera tedesca giusto come promemoria!

Il nostro consiglio: capite bene dove andrete ad allestire il vostro spazio e a presentare i vostri prodotti o servizi, soprattutto se è una nuova esperienza per voi. Cercate di capire anche dove si trova lo stand, prima ancora di firmare il contratto con gli organizzatori. Il nostro cliente ad esempio ha da sempre la fortuna di trovarsi nelle vicinanze di uno spazio dedicato agli showcooking e dove c’è cibo, si sa, di gente ne passa ? !

2. Calendarizzare le attività

Noi prendiamo come punto di partenza l’inizio dell’evento e da lì ci muoviamo a ritroso per capire quanti giorni/settimane/mesi occorrono per pianificare tutto e per realizzare tutto quello che serve.
Considerando che il cliente aveva già tutto l’allestimento dello stand non è servito preoccuparsi della progettazione da zero e pertanto questi tempi li abbiamo esclusi dal programma. Abbiamo invece calcolato il tempo per capire gli allestimenti, visionare le fotografie scattate allo stand durante le edizioni precedenti della Fiera per verificare le modifiche necessarie in base anche al nuovo stile di comunicazione adottato.
Abbiamo infine calcolato i tempi necessari – progettazione e stampa – per la realizzazione del pieghevole dei prodotti novità che l’azienda ogni anno presenta in Fiera.

Il nostro consiglio: prendete un calendario e segnatevi la data di apertura della Fiera e da lì contate i giorni a ritroso necessari per realizzare tutto quello che serve: dalla progettazione e la realizzazione dello stand, all’ordine dei prodotti che intendete esporre. Non dimentiatevi di contattare eventuali hostess che vi diano una mano con i visitatori, prevedendo per loro un momento di formazione. Bisogna poi preparare le grafiche per il vostro sito e i social, il materiale cartaceo (cataloghi, depliant, volantini, biglietti da visita, ecc ) sempre tutto nel rispetto della propria brand identity. Pensare ad eventuali gadget da regalare, ecc ecc

Organizzare la partecipazione ad una fiera: 2 mesi prima

1. Preparare il Piano editoriale

Il nostro cliente ha un sito con un ecommerce di migliaia di prodotti, una newsletter, una Pagina Facebook e un profilo Twitter. Abbiamo pertanto lavorato sul Piano Editoriale in modo da inserire post che raccontassero in anticipo della loro presenza in Fiera. Qualche esempio? I prodotti novità, l’esperienza durante i giorni della Fiera, la copertina per Facebook e Twitter, lo slider per il sito…
Tra le nostre attività abbiamo previsto anche la nostra presenza di mezza giornata per realizzare uno shooting fotografico e dei video. Materiale utile per il piano editoriale del mese, ma anche per quelli futuri.

Il nostro consiglio: preparate tutto quello che vi occorre per non farvi cogliere alla sprovvista all’ultimo minuto! Scrivete post e tweet, programmateli, preparate le grafiche necessarie e avrete sicuramente un pensiero in meno! Considerate anche attività di real time marketing sul posto pertanto sempre con voi un pc portatile, un tablet o un buon cellulare con cui scattare foto da postare, ma senza esagerare!

Organizzare la partecipazione ad una fiera: 1 mese prima

1. Fare le prove generali

Insieme al nostro cliente abbiamo fatto una prova generale, un po’ come quando a teatro si fanno le prove per uno spettacolo. Si è simulato l’allestimento dello stand e provato il percorso per capire se tutto quadrava: spazi per l’accoglienza, punti di interesse per i prodotti nuovi, la cartellonistica, gli espositori, ecc ed eventuali zone morte pertanto con necessità di rivedere ad esempio la posizione di qualcosa di specifico o di spostare semplicemente un faretto. E non solo. Lo stand non deve essere una semplice vetrina, ma anche una esperienza da vivere pertanto abbiamo cercato di capire il grado di coinvolgimento sia visivo sia sensoriale dell’allestimento.

Durante la prova generale è stato molto utile compilare una lista di cose da portare in modo da non ritrovarsi in fiera e non avere nemmeno un martello per fissare chiodi (!).

Si è cercato di capire anche se il visitatore sarebbe stato attratto da alcune zone di prova dei prodotti esposti e come fargli capire che i depliant dei prodotti novità potevano essere consultati e portati via. E alla fine si è capito che tutto funzionava, ma si sa dalle prove al debutto di strada ne corre!?

Si è pensato anche di scandire le giornate di Fiera con alcuni appuntamenti fissi tipo brevi presentazioni dei prodotti nuovi ad una determinata ora del giorno insieme ad un piccolo aperitivo.

Il nostro consiglio: ritagliatevi lo spazio per una prova generale prima di arrivare al fatidico giorno della partenza per la fiera. Coinvolgete i collaboratori che avete deciso di portare con voi e istruiteli sulle eventuali emergenze e sui servizi offerti dalla Fiera durante il periodo di apertura in modo da non dovervi ritrovare da soli a dover gestire lo stand di non riuscire nemmeno ad avere 5 minuti per andare in bagno ?!

E non da ultimo scegliete quello che indosserete sia voi sia i vostri collaboratori, in modo da essere allineati, durante i giorni della Fiera visto che sarete impegnati per diverse ore in uno spazio dove potrebbero esserci 40° costanti o essere al freddo. Pertanto abbigliamento comodo e in linea con il tipo di fiera a cui state partecipando. Non dimenticatevi i colori del brand, per mantenere la brand identity costante. Alla fiera del nostro cliente svolgendosi appunto a Bolzano ci aspettavamo anche qualcuno vestito con il tipico abito tirolese, ma ovviamente non era il caso del nostro cliente!

Organizzare la partecipazione ad una fiera: finalmente in fiera!

Ed ecco arrivare il giorno X! Si parte con tutto il necessario, lista alla mano con tutto quello che occorre per allestire lo stand, per presentare i prodotti, cataloghi, listini, computer portatile, gli effetti personali. Poi si allestisce, il tempo scorre e intanto nascono nuove amicizie con i vicini di stand e ci si dà anche una mano. Si vedono nascere in spazi dove appena arrivati ci sono solo pochi metri di moquette a terra e qualche traliccio, splendide installazioni con gigantografie ed effetti scenografici molto interessanti!

Nemmeno il tempo di accorgersene ed ecco la Fiera viene inaugurata!

Il nostro consiglio: durante la Fiera imparate a tenere nota delle cose che hanno funzionato e delle cose che potevano essere fatte diversamente, dei prodotti che hanno suscitato più interesse e di quelli che vi siete detti poi cosa li ho portati a fare? Conservate ovviamente tutti i bigliettini da visita e i riferimenti di chi si è soffermato di più nel vostro stand e se non avete la fortuna di avere noi (o un professionista simile) scattate foto e documentate le giornate, raccontandole, se ne avete il tempo già durante i giorni della Fiera sui vostri social.

Cercate anche di fare un giro per vedere altri stand, allestimenti, stile, ecc. Nel nostro caso specifico il giro in Fiera l’abbiamo fatto noi e ci siamo accorte che alcuni stand erano perfettamente in linea con lo stile tipico della montagna e abbiamo raccolto idee utili per il nostro cliente.

E alla fine di tutto… fate i conti! Partecipare ad una Fiera è uno sforzo economico in alcuni casi non indifferente pertanto tassativo fissare un budget di partenza e capire se davvero alla fine della fiera ne sia valsa veramente la pena. Nel caso del nostro cliente sì perché i contatti più importanti vista la tipologia di business arriva proprio dalle Fiere.

E voi avete mai pensato ad organizzare la partecipazione ad una fiera? Se avete in programma una Fiera e non sapete come muovere i primi passi o come affrontare in maniera un po’ diversa dal solito la vostra presenza contattateci (almeno 3 mesi prima!) scrivendoci a info@fc1492.com.

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